【English is below】

ゲストは、ホストが登録している開催日では都合がつかない場合や、参加したい体験に開催日登録がない場合に、ホストへ直接、開催日をリクエストすることができます。

▼予約リクエストのルール

【支払期限（体験に設定されている開催確定期限）】まで24時間以上ある日時にリクエストが可能です（※1 リクエスト期限の例参照）
リクエスト申請後、72時間（3日）以内にホストから返答がないとき、またはホストからの返答前に支払期限が過ぎたときには、自動的に予約リクエスト不成立となります
承認前のリクエストは自身で取り消すことが可能です（同ページ内「▼リクエストを取り下げたい」を参照）

（※1 リクエスト期限の例）：

開催確定期限が【2日前の17時】の体験の場合で「1/25(火)にリクエストしたい」時、開催確定期限は【1/23(日)の17時】になるので、予約リクエストを送信できる期限は、支払期限（開催確定期限）まで24時間以上ある【1/22(土)の16時59分まで】となります。

▼予約リクエストの設定方法

デフォルトは「予約リクエストを受け付ける」に設定されています。

以下の手順で確認できます。

※ 以下ブラウザからの操作となります

スマホからの場合

∟aini へログイン後＞右上のアイコンを選択＞

体験管理＞該当の体験＞編集＞高度設定タブ＞予約リクエスト受付

（PCからの場合は「右上のアイコンを選択」の後に「ダッシュボードを選択」してください）

▼予約リクエスト受付時の説明文について

リクエストを受け付けない曜日があらかじめ決まっている、または開催時間帯があらかじめ決まっている場合は、「予約リクエスト受付時の説明文」の欄にその旨を入力することで、ゲストが見る予約リクエストページ「希望日時」の下に「注意事項」として表示されます。

入力例：
予約リクエストありがとうございます。毎週水／木曜日は体験を開催することができません。
その他の曜日でリクエストをお願いいたします。

※ 開催日が1日でも登録されている状態のほうが問い合わせや予約が入りやすくなります

※ 予約リクエストを受け付けない設定にしたい場合はこちらをご参照ください

▼予約メッセージ受付時の説明文について

ゲストに事前に質問したいこと、記入して欲しいことがある場合は、 「予約メッセージ受付時の説明文」の欄にその旨を入力することで、ゲストが見る予約リクエストページ「ホストへのメッセージ」の下に表示されます。

入力例：
この度はご予約ありがとうございます。当日の体験をスムーズにするため、生年月日の入力をお願いいたします。

▼予約リクエスト承認の手順

■予約リクエストを受け入れる場合

ゲストから予約リクエストがあると通知メールが届きます

通知メールの「リクエストを確認」ボタンを選択、または以下を確認する　　　
- スマホからの場合：以下ブラウザからの操作となります
  ∟aini へログイン後＞右上のアイコンを選択＞ホストメニュー＞予約リクエスト＞未対応タブ
  （PCからの場合は「右上のアイコンを選択」の後に「ダッシュボードを選択」してください）
該当のゲストを選択
ゲストからのメッセージも併せて確認する
希望の開催日時から開催可能な日程を選択する
定員、開催成立人数を確認する（※1）
「予約を受け入れる」ボタンを選択（※2）
予約承認後は、メッセージからゲストへ、挨拶と体験時の必要事項を連絡しましょう
支払期限までにゲストが支払いを完了することで予約が確定します

（※1）リクエスト受入画面での開催成立人数は、基本的に体験に設定されている開催成立人数が反映されますが、リクエスト人数が体験に設定されている開催成立人数を下回った場合は、リクエスト人数が開催成立人数に反映されます。開催成立人数に変更がある場合は、このタイミングで修正してください。（開催日設定後に開催カレンダーから変更することも可能です）

（※2）予約リクエストを受け入れると、入力した内容で予約が入り、ゲストへは予約リクエストが承認された旨と、決済について記載された通知メールが送られます。

※ 支払期限までにゲストが支払いを完了することで予約が確定します。

※ 既に開催日登録のある日程へも受け入れ可能です。但し、リクエストされた体験と、既に登録されている開催日の体験が同一であることが条件です。

※ リクエスト申請が届いた日時と同じ日時で既に別の体験が開催日登録されている場合は、時間をずらしてリクエストを受け入れる、もしくは、既存の開催日を中止にしてからリクエストを受入れてください。

※ 同日同時刻に複数のリクエストが届いた場合も、必ず【予約リクエスト機能】からリクエストを承認してください。

■予約リクエストをお断りする場合

通知メールの「リクエストを確認」ボタンを選択、または以下を確認する
- スマホからの場合：以下ブラウザからの操作となります
  ∟aini へログイン＞右上のアイコンを選択＞ホストメニュー＞予約リクエスト＞未対応タブ
  （PCからの場合は「右上のアイコンを選択」の後に「ダッシュボードを選択」してください）
該当のゲストを選択
下記ボタンを選択
- スマホからの場合：以下ブラウザからの操作となります
  ∟aini へログイン＞右上のアイコンを選択＞ホストメニュー＞予約リクエスト＞未対応タブ ＞開催判断＞「お断りする」ボタン（※1）
  （PCからの場合は「右上のアイコンを選択」の後に「ダッシュボードを選択」してください）
画面上に“予約リクエストをお断りしますか？”と「ゲストへのメッセージ」を記入できる枠（ポップアップウィンドウ）が表示されますので、ゲストに対しお断りする理由を記入し【お断りする】ボタンを選択してください（※2）

（※1）「お断りする」ボタンを選択すると、システムより「予約リクエストは成立しませんでした」という件名にてゲストへ通知が送られます。（リクエストをお断りした際にホストが記入した「ゲストへのメッセージ」全文が通知メール内に記載されます）

（※2）何故開催できないのかをゲストにご説明した上で、別日の提案を返信すると次回の予約に繋がりやすくなります。リクエストをお断りする際は、「ゲストへのメッセージ」欄を大いに活用しましょう。

※ 「ゲストへのメッセージ」は記入必須です。

▼お断りする場合に注意すること

「お断りする」ボタンを選択すると、システムより「リクエスト不成立のお知らせ」がゲストへ送信されます。

予約リクエストで申請があった日程以外で予約が成立した場合は、ゲストへは下記のような内容を一言伝えておくと安心です。

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申請があった予約リクエストの日程には「お断りする」操作をする必要があります。

その際 aini のシステムより「リクエスト不成立のお知らせ」が通知されてしまいますが、ご了承ください。

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▼オプション設定のある開催日に予約リクエストがあった場合

ゲストは、予約リクエスト時にオプションを選択することができません。

※ システムの仕様上、予約リクエストの画面上には基本料金のみが表示されており、オプションの選択肢がありません

■ゲストがオプション購入を希望してる場合のゲスト受入れの操作／案内手順

そのまま「予約を受入れる」を選択し、リクエストを成立させる
メッセージにて該当のゲストへ、ゲスト側でオプションの追加予約をしていただくよう案内する
∟下記ヘルプも合わせてご案内いただくとよりスムーズです
　ゲスト向け関連ヘルプ：予約人数を変更したい

※ リクエストのお断りの手順は、同ヘルプ内の【 ▼予約リクエスト承認の手順／お断りする場合】をご参照ください

▼予約リクエストの取り下げがあったら

ホストからの「予約を受け入れる」操作が行われる前（承認前）であれば、ゲストは予約リクエストの取り下げが可能です。

予約リクエストの取り下げがあると、以下の件名にて登録メールアドレス宛に通知メールが届きます。

通知メール件名：（ゲストのニックネーム）さんが予約リクエストを取り下げました

※ 通知設定をオフにしている場合はご注意ください

※ ゲスト側で予約リクエストを取り下げた場合、ホストメニュー＞予約リクエスト に未読件数は表示されません

※ 取り下げられたリクエストは、自動で ホストメニュー＞予約リクエスト＞対応済みタブに移動します

※ 取り下げられた予約リクエストのステータスには【取り下げ】と表示されます

関連記事：【ホスト】予約の仕組みについて教えてほしい

関連記事：【ホスト】予約リクエストを受け付けない設定にしたい

【Host】Managing Booking request

Guests can request a date directly to the host if the registered date is not convenient or if the experience they like to join does not have a registered date.

▼ Reservation request rules

Guests can request at least 24 hours (excluding the weekend) before the booking=payment deadline.
The payment deadline is [15:00, one business day before the booking deadline]. (* See example of payment deadline)
If there is no response from the host within 72 hours (3 days) after the guest's request, or if the payment deadline has passed before the response from the host, the booking request will be rejected automatically.
Pre-approval requests can be withdrawn by the guest him/herself.

* Example of payment deadline: When the cancel deadline setting is [two days before 17:00] and you want to make a request on Wednesday, May 13th, the cancel deadline for this event is [17:00 on 11th May (Monday)]. The payment deadline will be [15:00 on 5/8 (Friday)] because the weekend is between them.

▼ How to set up a booking request

The default is set to "Accept booking request". You can check it by following the steps below.

From a PC:

∟ After logging in to aini ＞ Click the icon on the upper right ＞ Dashboard ＞

Experience ＞ Applicable experience ＞ Edit ＞ Advanced setting tab ＞ Booking request acceptance

From a smartphone:

Please skip Dashboard click from above.

If the day of the week when the request is not accepted is clear in advance, or the holding time zone is fixed in advance, by entering that in the "Notice of booking requests" field.

It will be displayed as "Notes" under "Requested date and time" section when the guest requests.

Input example:
Thank you for your booking request. I'm not available on every Wednesday / Thursday.
Please feel free to send some requests on other days.

* It is easier to make inquiries and booking if the date is registered even for one day.

* Please click here if you want to set not to accept booking requests.

▼ Procedure for approving booking request

You will receive a notification email when you receive a booking request from the guest.

(Please be sure the notification setting is ON.)

■ When accepting a booking request

Click the "Confirm Request" button in the notification email, or log in to aini > click the icon in the upper right> Dashboard＞Host Menu> Booking Request> Inbox Tab
Click on the guest blue nickname.
Also check the message from the guest.
Select a date that can be held from the guest's requests (Max 3 dates). Please note that check the requested TIME and Date prior to approval.
Check the Capacity and the Minimum number of guests (* 1)
Click the "Accept" button (* 2)
After approving the booking, let's send a message to the guest to say hello together with necessary information for the experience.
The booking will be confirmed when the guest completes the payment by the payment deadline.

If there is a change, it can be corrected at this timing. (It is also possible to change from the Date later)
When you accept the booking request, it will be made with the entered contents, and the guest will receive a notification email stating that the booking request has been approved and the payment.

* The reservation will be confirmed when the guest completes the payment by the payment deadline.

* You can accept dates for which have already been registered. Even if multiple requests arrive at the same time on the same day, be sure to approve from the [Booking Request Function].

■ When rejecting a booking request

Click the "Confirm Request" button in the notification email, or log in to aini > click the icon in the upper right> Dashboard> Host Menu> Booking Request> Inbox Tab
Click on the guest's blue nickname
Click "Confirm Message" and send the reason for rejecting from the message
Same as above＞ the guest's blue nickname＞ Click the "Reject" button

If you explain to the guest why the event cannot be held and propose another day, it will be easier to promote to the next reservation. Send a message to your guests even if you reject the request.
When you click the "Reject" button, the system will send a "Notice of failure to request" to the guest.

▼ Note

When you click the "Reject" button, the system will send a "Notice of unsuccessful request" to the guest automatically.

If the booking has been made on the other date, kindly send a message to the guest as the following example.

--------------------

It is necessary for me to click the "reject button" even your booking has made besides your request.

Please note that the aini system will send you a "Notice of unsuccessful request" in this case.

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It is comfortable for both of you to see the message something like that.

▼ When there is a booking request on the date with the option setting

Options cannot be booked at the time of booking request.
Only the basic rate is displayed on the booking request screen, and even if the guest wants to purchase the option, he / she cannot select the option.

If the guest wishes to purchase the option, please "Reject" the booking request once, and register the date to invite the guest to make a booking again.

Register the date requested by guest.
Click the "Reject" on the booking request.
A message input screen will appear when you "Reject", so please insert the message like below and click "Reject".

-----------------

I have registered the date. Please make a booking from the experience introduction page. Due to the aini system, you will receive an email [Notice of unsuccessful request], but please be assured that it is not related to your booking.

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* For the procedure for refusing a request, please refer to ▼ When rejecting a booking request

above.

▼ When the booking request has withdrawn

The guest can withdraw the booking request before the "Accept" operation from the host (before approval).

If the booking request is withdrawn, a notification email will be sent to the registered email address with the following subject.

Notification Email Subject: (Guest Nickname) has withdrawn your booking request

* Please be sure your notification setting is on.

* If the guest withdraw the booking request, the number of unread items will not be displayed in Host Menu> Booking Request.

* Withdrawn requests will automatically move to the Host Menu> Booking Requests> Archived tab
* [Withdrawn] is displayed in the status of the withdrawn Booking request.